SEPA ab dem 01.02.2014 – mehr als IBAN und BIC?

Mit SEPA (Single Euro Payments Area) wird der Zahlungsverkehr in der Euro-Zone zum 1. Februar 2014 umgestellt. Damit der neue bargeldlose Zahlungsverkehr einfach und sicher funktioniert, gibt es einige Regeln, die wir nun erläutern.

Ab dem 1. Februar 2014 gelten:

  • IBAN (International Bank Account Number) und
  • BIC (Bank Identifier Code)

Sie ersetzen unsere bisherigen Konto-Nummern und Bankleitzahlen. Das gilt auch verbindlich für alle Praxen und Apotheken, aber auch für deren Patienten / Kunden.

Die Vorteile von SEPA:

  • nur ein Konto für alle Zahlungen europaweit nötig
  • einfach, schnell und sicher bargeldlos zahlen in Europa
  • verbesserter Schutz vor unberechtigten Kontobelastungen.

Wie setzen sich IBAN und BIC zusammen?

Zunächst skizzieren wir den Aufbau der IBAN. Sie setzt sich aus 22 Stellen zusammen.

DE58123456780123456789

DE= Länderkennziechen für Deutschland, 58 = Prüfziffer mit zwei Stellen, 12345678 = die Bankleitzahl ist hier in die IBAN integriert

0123456789 = die Kontonummer ist an dieser Stelle integriert und besteht aus 10 Stellen

Informationen zum grundsätzlichen Aufbau der BIC: Sie besteht aus 11 Stellen

SPARDEFFXXX

SPAR = Bankkürzel aus vier Stellen, DE= Länderkennzeichen, FF = Filialkennung, XXX= Ort der Filiale

Aufwand für Praxen / Apotheken ist niedrig

Eine Umfrage der Deutschen Bundesbank macht deutlich, dass SEPA in Deutschland ein relativ unbekannter Begriff ist. Bisher wird SEPA im Wesentlichen von großen Unternehmen aktiv vorbereitet. Auch wenn sich das Thema, bei etwas Beschäftigung mit den Inhalten, schnell erschließt: unterschätzen Sie bitte nicht die benötigte Zeit- und Fleißkomponente. Starten Sie so früh wie möglich und tragen die notwendigen Informationen zusammen.

Erste Zusammenfassung:

  • Unser bisheriges Zahlverfahren mit Überweisungen und Lastschriften wird zum 31. Januar 2014 abgeschaltet.
  • SEPA-Überweisungen und das SEPA-Lastschriftverfahren sind ab 01. Februar 2014 für den Zahlungsverkehr verbindlich.
  • Ersatzlos gestrichen werden Abbuchungsaufträge.
  • Die Umstellung auf das SEPA-Verfahren erfordert im Vorfeld mehr oder weniger aufwendige organisatorische und technische Anpassungen in allen Praxen und Apotheken.

Die Umsetzung der SEPA-Anforderungen gelingt Ihnen wie folgt:

  1. Eigene IBAN und BIC ermitteln
  2. Kunden-/Patientenstammdaten sowie Geschäftsunterlagen (Rechnungen, Verträge, Formulare etc.) mit IBAN- und BIC-Nummern versehen
  3. Software (Fibu, E-Banking etc.) an SEPA anpassen
  4. Eigene Patienten/Kunden rechtzeitig über die Änderungen informieren
  5. Zahlungen beleglos einreichen (als Datei)

Für die Umwandlung der Kontodaten z.B. Ihrer Kunden/Patienten oder MitarbeiterInnen in IBAN/ BIC benötigen Sie einen Konvertierungsdienst. Es besteht häufig die kostenfreie Möglichkeit, auf der Internetseite Ihrer Hausbank mit einem „SEPA-Account-Converter“ diese IBAN und BIC Kontodaten zu ermitteln.

Ihre eigene IBAN und den BIC finden Sie meistens bereits heute schon auf Ihren Kontoauszügen sowie im Online-Banking in der Kontoübersicht. Denken Sie aber bitte auch daran, die Kontodaten Ihrer Mitarbeiter/innen umzustellen.

Bis hierhin ist alles absolut entspannt und mit wenig Aufwand verbunden, aber nun geht es los:

Achtung: Lastschriftverfahren!

Praxen und Apotheken, die ihre Rechnungen per Lastschrift einziehen, sind allerdings umfangreicher gefordert:

Folgende Vorgehensweise hilft bei der Umsetzung:

  1. Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Bundesbank beantragen. Der Antrag auf Vergabe einer Gläubiger-Identifikationsnummer kann ausschließlich über die Internet-Seite der Deutschen Bundesbank unter www.gläubiger-id.bundesbank.de beantragt werden.
  2. Mandats- oder Lastschrifteinzugsverwaltung organisieren (Mandatsgestaltung, Einholung der Mandate, Archivierung, Verträge, Abläufe in Praxis und Apotheken anpassen)
  3. geänderte Fristen beachten (Einreichung und Rückgabe von Lastschriften)
  4. Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Lastschriften abschließen.
  5. Information: Der Zahlungseinzug über das SEPA-Lastschriftverfahren funktioniert nur noch online.
  • Wie bisher schließen Sie mit dem eigenen Kreditinstitut eine SEPA-Inkasso-Vereinbarung
  • Und vor dem ersten Zahlungseinzug benötigen Sie vom Zahlungspflichtigen ein SEPA-Lastschriftmandat mit Einzugsermächtigung.

Für das SEPA-Lastschriftmandat mit Einzugsermächtigung gibt es folgende Vorgaben:

  • Name, Adresse und Gläubiger-Identifikationsnummer des Zahlungsempfängers
  • Mandatsreferenz (z.B. Kunden-/Patienten-Nummer)
  • Name und Anschrift des Zahlungspflichtigen
  • die IBAN und BIC des Zahlungspflichtigen
  • Kennzeichnung der Einzugsermächtigung für wiederkehrende oder einmalige Zahlungen
  • Ort, Datum, Unterschrift des Zahlungspflichtigen (Kontoinhaber).

To dos: Jede Praxis/Apotheke muss

  1. Patienten / Kunden vor dem ersten Lastschrifteinzug im SEPA -Lastschriftverfahren über den Wechsel vom Lastschrifteinzug mittels Einzugsermächtigung auf den Lastschrifteinzug mittels SEPA-Basis-Lastschriftverfahren schriftlich unterrichten. – Diese Benachrichtigung kann auch als Teil einer „Vorabankündigung“ („Pre-Notification“) über den ersten Lastschrifteinzug und ggf. auch weitere Lastschrifteinzüge erfolgen -.
  2. Mandatsreferenzen, wie zum Beispiel Patienten-/Kunden-Nummern, Vertrags-Nummern o.ä. festlegen muss.
  3. Einzugsermächtigungen erstellen für wiederkehrende oder einmalige Zahlungen.
  4. darauf achten, dass Einzugsermächtigungen unterschrieben vorliegen.
  5. dass, der Zahlungspflichtige über jede Lastschrift mit einer Vorankündigung
  • unter Angabe des Betrages,
  • des Fälligkeitstermins,
  • der Gläubiger-Identifikationsnummer und
  • der Mandatsreferenz mindestens 14 Tage vor dem Fälligkeitstermin zu informiert wird.
  1. Die Information über den Fälligkeitstermin kann z.B. über eine Rechnung erfolgen. Kürzere Fristen können durch Anpassung der AGB bzw. die Zahlungskonditionen vereinbart werden (besondere Regelung bei Lastschrifteinzug über Cash-Geräte).
  2. darauf achten, dass die SEPA-Lastschriftmandate ordnungsgemäß aufbewahrt werden, da sie i.d.R. unbefristete Gültigkeit haben. So verfällt das SEPA-Lastschriftmandat erst, wenn seit dem ersten oder dem letzten Lastschrifteinzug 36 Monate vergangen sind.
  3. Die Rückgabemöglichkeit nicht autorisierter Lastschriften (durch fehlende Unterschrift auf dem Mandat) ist bis zu 13 Monaten nach der Kontobelastung möglich.

Das papierlose Büro ist mit SEPA vorerst nicht umzusetzen, denn das in den SEPA-Regeln angedachte „E-Mandat“ ist zur Zeit in Deutschland nicht vorgesehen. Das ist eine besondere Herausforderung für alle Web-Shop-Inhaber, die ihren Kunden Lastschrifteinzug anbieten.

Fazit: Die SEPA-Anforderungen sind im Wesentlichen eine reine Fleiß- und Organisationsarbeit und erfordern für die meisten Praxen / Apotheken nur geringen Aufwand.

Aus Sicht der Teilnehmer am Lastschriftverfahren ist es allerdings so, dass je tiefer man schaut, umso klarer wird, dass der Zeitkorridor von heute an bereits eng ist und Handlungsbedarf besteht sich möglichst rechtzeitig für SEPA fit zu machen.

Um Ihnen die Handhabung leichter zu machen, haben wir in unserem Downloadbereich unter „Betriebswirtschaft“ eine Checkliste zur Umstellung vorbereitet. Das Passwort lautet: bfh-sepa