Referenzbericht: Finanzielle Sorgen in einer Apotheke

Finanzielle Sorgen durch vielfältige Aktivitäten

Mit der Apothekeninhaberin sind wir in Kontakt gekommen, da ihre Kreditlinien häufig angespannt waren und Gespräche mit der finanzierenden Bank anstanden.

Kurze Ausgangslage:

Es bestehen mehrere Offizinstandorte, eine automatische Blisterversorgung mit > 1.000 Betten und ein Labor mit dem Spezialversorgungen vorgenommen werden.

Die Kreditlinien bei den finanzierenden Banken waren ausgeschöpft, die Finanzierungsmöglichkeiten über den Großhandel und das Abrechnungszentrum ausgeschöpft. Zusätzliche Sicherheiten für eine erneute Kreditvergabe konnten nicht gestellt werden.

Die Hausbank hat von der Apothekerin ein Konzept erbeten mit dem die Kapitaldienstfähigkeit in Zukunft dargestellt und sichergestellt werden kann.

Bei einer Analyse der Zahlen und Begehung der Standorte inkl. Gespräche mit den Mitarbeitenden hat sich folgendes Bild gezeigt:

• Offizinstandorte: Ein Standort war gut geführt allerdings zeigten sich deutlich erhöhte Warenbestände, ein weiterer Standort zeigte zwar ein gut gepflegtes Warenlager aber im Zuverkauf finanzielle Potenziale, ein Standort war vollkommen unwirtschaftlich. Er wurde nur noch wegen des noch laufenden Mietvertrags aufrechterhalten.
• Im Blisterbereich wurden durch ungünstiges Bestellverhalten erhebliche Überbestände im Warenlager gehalten und
• im Laborbereich zeigten sich neben hohen Mietkosten hohe Schwankungen in der Auftragserteilung, die zu Liquiditätsschwankungen führten.
• Die Großhandelskonditionen waren ordentlich verhandelt, allerdings durch nicht optimal gesteuertes Bestellverhalten ging der Apotheke jährlich erheblicher Rohertrag verloren.
• Nahezu alle Entscheidungen, neben dem Tagesgeschäft, liefen, aufgrund der finanziell engen Situation in den letzten Jahren, komplett über den Tisch der Inhaberin,
• Die Personalführung von rd. 50 Mitarbeitenden war allein auf die Inhaberin abgestellt, die aber aufgrund vielfältiger Aufgaben nur unzureichend verfügbar war. Die Unzufriedenheit der Mitarbeitenden war, trotz eines grundsätzlich guten Miteinanders, hoch. Die Fluktuation nahm systematisch zu.

Aktivitäten durch unsere Beratung / Begleitung:

• Potenzial Warenlager: innerhalb von rd. 9 Monaten konnten rd. 100 T€ aus dem Warenlager u.a. durch Bearbeitung entsprechender Listen gehoben werden.
• Potenzial Einkauf: Die Großhandelskonditionen wurden mit dem 2. Lieferanten nachverhandelt und das Bestellverhalten in allen Bereichen, weg von der Industrie hin zum Großhandel gesteuert. Das hat die Abläufe an allen Standorten entspannt und die Roherträge um rd. 50 T€ erhöht, ohne weitere Verhaltensveränderungen im Unternehmen.
• Potenzial Finanzierung: die Tilgungslast ist im Verhältnis zur Verschuldung deutlich zu hoch gewesen und hat die laufenden Kreditlinien zusätzlich belastet. Im Rahmen eines Fortführungskonzepts hat die Hausbank die Kredittilgung den wirtschaftlichen Möglichkeiten angepasst.
• Potenzial Warenpräsentation: Die Offizinstandorte wurden aufgeräumt und durch eine andere, kundenorientierte Platzierung der Ware optisch deutlich verbessert.
• Potenzial Personalführung: Die Inhaberin hat ein internes Führungsteam mit ihren LeistungsträgerInnen gebildet und so in die Ausbildung der wichtigsten Mitarbeitenden investiert. Das sorgt für Bindung und bei regelmäßigen Arbeitstreffen wurde mehr Transparenz für Aufgaben und Verantwortung geschaffen. Das hat binnen 12 Monaten zur Entlastung der Inhaberin und mehr Motivation der Angestellten geführt.
• Potenzial Abläufe / Strukturen: Das bestehende QM wurde durch eine webbasierte Lösung ersetzt durch die Maßnahmen und Aufgaben deutlich besser nachgehalten werden konnten. Das sorgt für mehr Sicherheit und entspannte die Inhaberin deutlich.

Wirkung der Beratung:

• Alle Bereiche, die oben angesprochen wurden, haben sich im Laufe von rd. 1,5 Jahren Stück für Stück entspannt.
• Das Warenlager und der Einkauf werden nun straff geführt, auf Veränderungen wird durch die Mitarbeitenden zeitnah eigenständig reagiert.
• Durch die Einbindung eines zweiten Finanzierungspartners werden die Kontokorrentlinien bei der Hausbank eingehalten bzw. teilweise nicht mehr in Anspruch genommen, bei gleichzeitiger Reduzierung der Zahlungsziele beim Großhandel.
• Hierdurch konnten die Konditionen beim Großhandel nochmals verbessert werden, wodurch die Roherträge / Ertragssituation positiv beeinflusst wurde.
• Die Zufriedenheit bei den Mitarbeitenden hat insbesondere über Aufgabenteilung und Wissenstransfer durch die Inhaberin, aber auch durch die Strukturen des QM deutlich zugenommen.
• Die Motivation ist gestiegen, was sich an einer abnehmenden Fluktuation der Mitarbeitenden zeigt.