Referenzbericht: Finanzielle Sorgen in der Zahnarztpraxis

Mit dem Inhaber der Zahnarztpraxis sind wir in Kontakt gekommen, da der Umsatz seiner Praxis im Vergleich zur Fachgruppe unterdurchschnittlich war und die Inanspruchnahme seiner Kreditlinien laufend stieg. Zwar ging es bisher finanziell von Jahr zu Jahr irgendwie, aber Sicherheit strahlte die Praxissituation zu keinem Zeitpunkt aus.

Die Kreditlinien waren nahezu vollständig in Anspruch genommen. Bei der Hausbank lag aktuell

1. ein Erhöhungsantrag für den Kontokorrent-Kredit sowie

2. ein Darlehensantrag zur Umschuldung des größten Teils des bisherigen Kontokorrentkredits vor.

Kurz zur Ausgangslage:

Die Zahnarztpraxis besteht seit mehr als 10 Jahren in der Peripherie einer deutschen Großstadt. Personal zu finden ist wie überall auch an diesem Standort schwierig. Die Umsatzsituation war seit Beginn der Gründung unterdurchschnittlich. Zur Sicherung der Wohnsituation für die Familie des Praxisinhabers wurde vor ca. 6 Jahren ein kleineres Einfamilienhaus gekauft.

Die Hausbank des Zahnarztes hat ein Konzept erbeten mit dem die sogenannte mittelfristige Kapitaldienstfähigkeit sichergestellt wird.

Bei einer Begehung der Praxis inkl. Gespräche mit den Mitarbeitenden zeigte sich folgendes Bild: 

• Die Freundlichkeit an der Rezeption war grundsätzlich in Ordnung.
• Morgendliche Besprechungen zum Tagesablauf wurden unregelmäßig durchgeführt.
• Während des Tages kam es häufiger dazu, dass Zimmer nicht vorbereitet waren oder Instrumente und Materialien in den Zimmern fehlten. Das führte zu unrunden Abläufen und im Endeffekt zu Überstunden.
• Die Behandlungen konnten von den Mitarbeitenden nicht optimal vorbereitet werden, da die Behandlungszimmer grundsätzlich identisch ausgestattet waren, die Schubladen aber unterschiedlich gepflegt und ausgestattet waren.
• Die Auslastung der einzelnen Behandler*innen war unterschiedlich, obwohl Folgetermine unmittelbar nach der Behandlung vergeben werden sollten.
• Die Pünktlichkeit und Zeitplanung der Behandler*innen wurde von den Mitarbeitenden sehr unterschiedlich beschrieben
• Die Dokumentation im Bestellbuch, zur Behandlungsnotwenigkeit beim nächsten Besuch war lückenhaft.
• Patienten sagten häufiger die Termine ab, so dass es zu Leerläufen in der Sprechstunde kam.
• Das QM-Handbuch war gut gepflegt und mit Checklisten und Ablaufplänen gefüllt.
• Die hygienische Nachbereitung der Behandlungsstühle war unzureichend, ebenso die Ruhe während der Behandlung, da die Zimmertüren offenstanden.
• Die Behandlungsdokumentation fand in der Regel am Abend nach der Sprechstunde statt.
• Die Materialpreise lagen unter dem Durchschnitt anderer Praxen.
• Beratungsgespräche auch für außervertragliche Leistungen fanden mit den Patienten auf dem Behandlungsstuhl statt.

Aktivitäten durch unsere Beratung / Begleitung:

• Regelmäßige Morgenbesprechungen trugen dazu bei, dass die Abläufe und Prozesse in der Praxis strukturierter abliefen.
• Eine einvernehmlich vereinbarte Pünktlichkeit aller Behandler*innen hat dazu geführt, dass die Behandlungszeiten und damit der Feierabend der Mitarbeitenden besser gewürdigt wurde.
• Ein wichtiger und sehr schnell umsetzbarer Effekt für mehr Ruhe während der Behandlung, war das konsequente Schließen der Zimmertüren.
• Da pro Schicht i.d.R. nur ein Zahnarzt arbeitete, konnte in einem Behandlungsraum eine Beratungsecke eingerichtet werden. Hier konnten in Ruhe und geeigneter Sitzposition die Gespräche zu den Behandlungsplänen erfolgen. Modelle und Bildmaterial unterstützten ab dem Zeitpunkt die Beratungsgespräche zu geplanten Versorgungen.
• Die Dokumentation der Behandlung wurde weitgehend sofort nach dem Ende der Behandlung vorgenommen.
• Ein Recall wurde mit den Patienten besprochen, so dass sie kurz vor wichtigen Terminen nochmals erinnert wurden. Dies senkte nachhaltig die Terminausfälle.

Wirkung der Beratung:

• Insgesamt wurde durch die Maßnahmen die Atmosphäre in der Praxis ruhiger, die Abläufe wirkten konzertierter und die Mitarbeitenden entspannten sich sukzessive.
• Diese Rahmenbedingungen ermöglichten dem Team mehr Verantwortung für die einzelnen Bereiche zu übernehmen. Die Hygiene, Ordnung und Dokumentation liefen reibungsloser.
• Binnen von 12 Monaten wurden finanzielle Potenziale nur durch eine bessere Organisation gehoben und sogar Personalkosten gespart werden, da z.B. eine wegen Schwangerschaft ausfallende Helferin nur teilweise ersetzt werden musste.
• Die Konten des Inhabers entspannten sich langsam.