Die Teamsitzung

In unserer nun beginnenden Serie über Führungsfragen werden wir Ihnen in den folgenden Wochen die wirksamsten Instrumente vorstellen.

Hierzu gehören: das Mitarbeitergespräch, die Zieldefinition, die Delegation, die Entscheidung und die Kontrolle. Heute widmen wir uns als erstes dem Thema „der Teamsitzung“ als Führungsinstrument.

Eine der wesentlichen Führungsaufgaben ist es zu informieren und damit Denkblockaden zu lösen. Um dieser Aufgabe nachzukommen, ist eine richtig einberufene und durchgeführte Teamsitzung ein wirkungsvolles Instrument.

Grundsätzlich
Teamsitzungen sollten in einer gewissen Regelmäßigkeit stattfinden, um den Informationsaustausch zu alltäglichen Dingen zu fördern. Wie häufig sie stattfinden, hängt von der Form und Größe der Organisation sowie von den Notwendigkeiten ab. Bei einem kleineren Team – bis zu zehn Personen – reichen in der Regel zwei Teamsitzungen pro Monat, da die Mitglieder der Gruppe häufig bilateral miteinander sprechen, viele Fragen im laufenden Geschäft besprechen und lösen.

Einberufen der Teamsitzung
Zwei Grundsätze: jede Zusammenkunft hat zu Beginn eine Tagesordnung und zum Schluss ein Protokoll. Dass heißt, alle Team-Mitglieder erhalten eine offizielle Einladung mit einer Tagesordnung, aus der ersichtlich wird, worum es in dieser Zusammenkunft geht. Diese Einladung wird rechtzeitig (3-5 Tage vor dem Treffen) allen Team-Mitgliedern zur Verfügung gestellt, damit sie die Möglichkeit haben, noch eigene Themen einzubringen. In der Regel ist der Protokollführer der letzten Zusammenkunft für die Erstellung der Einladung verantwortlich und somit auch Ansprechpartner für die Themen der kommenden Sitzung.

Neben den Themen, werden der Ort des Treffens, die Teilnehmer, der Beginn und das Ende der Sitzung benannt. Je nach Ablauf finden die Sitzungen während der Arbeitszeit oder danach statt. Diese Entscheidung obliegt dem Praxis- und Apothekeninhaber.

Durchführen der Teamsitzung
Es gibt immer einen Sitzungsleiter oder Moderator, der nicht der Chef sein muss. Er führt durch die Themen, sollte die Zeit im Auge haben, einen Protokollführer bestimmen und auf die Spielregeln einer guten Kommunikation achten.

Folgende Spielregeln sind wichtig:
1.    jedes Team-Mitglied kommt zu Wort
2.    jedes Team-Mitglied darf ausreden
3.    es besteht eine wertschätzende Form des Umgangs
4.    „Vielredner“ werden eingedämmt und unnötige Wiederholungen vermieden
5. zu allen besprochenen Themen gibt es verabschiedete Vorgehensweisen oder Entscheidungen, die durch ein Protokoll festgehalten werden.

Für den Moderator ist es wichtig, folgende 4 Schritte bei der Problemlösung einzuhalten:
1.    Problemdefinition und Zielformulierung (Einladung und Eröffnung der Besprechung)
2.    Problemanalyse und Lösungssuche (Vorbereitung)
3.    Sammlung und Diskussion der Lösungsvorschläge (während der Zusammenkunft)
4.    Entschlussfassung und Aktivitätenplan (Wer, Was, Wann)

Wie Sie an diesem Ablauf sehen, ist es für den Apotheken- oder Praxisinhaber wichtig, sich auf diese Teamsitzungen gut vorzubereiten und zu allen Punkten im Thema zu sein. Das Meeting fängt also weit vor dem eigentlichen Treffen an.

Es ist übrigens ein Fehler – der immer wieder gemacht wird – zu glauben, dass man alle Entscheidungssituationen improvisieren kann. Die Ergebnisse werden bei guter Vorbereitung einfach besser!

Sofern es in der Organisation für bestimmte Themen Verantwortliche gibt, sind diese in die zu treffenden Entscheidungen einzubeziehen. Auf keinen Fall sollte der Inhaber in diesen Treffen dominieren, da sonst die Ergebnisse der Sitzungen mehr Informationscharakter haben, als die Förderung der gemeinsamen Ziele.

Der erste Punkt der Tagesordnung sollte die Abnahme des Protokolls zur letzten Sitzung sein. An dieser Stelle können Unklarheiten und Irritationen nochmals aufgenommen werden.

Persönliche Konflikte
Persönliche Konflikte und deren Lösung können in einer Teamsitzung angesprochen werden, haben aber zur Lösung einen anderen Platz. Diese Konflikte werden häufig nach dem Meeting – unter Einschaltung des Inhabers – in einem Vier- bzw. Sechsaugengespräch nochmal aufgenommen und separat geklärt. In einer der kommenden Teamsitzungen wird das Ergebnis der Konfliktlösung kommuniziert.

Das Protokoll
Zum Abschluss eines jeden Meetings wird der nächste Termin vereinbart und festgelegt, wann das Protokoll allen Teilnehmern vorgelegt wird. Sofern der Prozess eines Team-Meetings noch relativ neu ist oder schwierige Abläufe verabschiedet worden sind, ist es sicherlich sinnvoll, wenn das Protokoll – bevor es an alle Beteiligten verschickt wird – nochmals qualitativ einer Prüfung unterzogen wird. Dieser Qualitätscheck sollte in der Regel vom Apotheken- oder Praxisinhaber durchgeführt werden.

Warum ist die Teamsitzung so bedeutend?
–    Aktuelle Informationen können effizient an alle Mitarbeiter verteilt werden.
–    Aufkommende Fragen können sofort besprochen werden und somit auch Mitarbeitern erklärt werden, die sich normalerweise nicht selbstständig melden
–    Der Chef kann auf einfache Art zeigen: Ihr seid mir richtig!
–    Das (Selbst-) Vertrauen der Mitarbeiter wird gestärkt.
–  Die Transparenz der Zusammenarbeit stellt einen ganz zentralen Erfolgsfaktor der Teamarbeit dar, daher ist es wichtig dafür zu sorgen, dass es einen „geschützten Raum“ gibt, in dem laut gedacht werden darf.

Gut funktionierende Teams sind in der Bearbeitung komplexer Aufgabenstellungen, in denen unterschiedliche Qualifikationen, Erfahrungen und Urteilskraft kombiniert werden müssen, wirkungsvoller und leistungsfähiger, als Einzelpersonen. Darüber hinaus sind Teams flexibler und veränderungsbereiter, als allgemein angenommen wird und durch eine gute Motivation (Wir-Gefühl) in einem erheblichen Maße leistungsfähig.

Achten Sie aber darauf, dass eine gemeinsame Festlegung eines konkreten Ziels erfolgt, dass alle Team-Mitglieder anerkennen und dessen Notwendigkeit verstehen.

Wie Sie dies wirkungsvoll tun, lesen Sie im nächsten Artikel.