Silke Voigt – Brennpunkt: „Digitale Betriebsprüfung“ von Apotheken

Alle steuerlich relevanten Daten, die in der Apotheke digital erzeugt wurden, sind in digital lesbarer und auswertbarer Form zu archivieren und bei einer steuerlichen Außenprüfung dem Finanzamt zur Verfügung zu stellen. Dies erfolgt in der Regel durch Überlassung einer Daten-CD; aber auch die Nutzung der Apotheken-EDV durch den Prüfer ist möglich. Die Finanzämter haben Ihre Prüfer inzwischen gut ausgebildet und vernetzt, so dass Erfahrungen, die z.B. ein Betriebsprüfer in Hamburg macht, auch kurze Zeit später dem Prüfer in Berlin oder Düsseldorf bekannt sind.

Neben der Prüfung des jeweiligen Betriebes will die Finanzverwaltung – aus den geprüften Daten von Betrieben – auch Erfahrungswerte für die jeweilige Branche gewinnen. Dem Finanzamt stehen – neben der Prüfsoftware IDEA – inzwischen verschiedene Analyseprogramme zur Verfügung, mit deren Hilfe die Daten auf Auffälligkeiten untersucht werden. Anschließend kann ggf. eine Tiefenprüfung einzelner Sachverhalte erfolgen.

Hinzu kommt, dass die Finanzverwaltung von Manipulationsmöglichkeiten der Softwareprogramme Kenntnis erlangt hat. Dies hat dazu geführt, dass die Finanzverwaltung die Apotheken in Generalverdacht hat, Umsätze am Fiskus vorbei zu schleusen. Aus diesem Grund gibt es eine Art „SOKO Apotheken“, die in nächster Zeit eine große Zahl von Apotheken überprüfen will.

In einzelnen Bundesländern wurde bereits in Erfahrung gebracht, welches EDV-System die Apotheken nutzen, um ganz gezielt die Apotheken zu prüfen, die bestimmte EDV-Systeme einsetzen.

In der bisherigen Praxis der digitalen Betriebsprüfung zeigen sich bereits verschiedene Probleme mit der Datenarchivierung sowie Probleme, die – unbeabsichtigt – durch die Nutzung des Warenwirtschaftssystems ausgelöst werden.

Handlungsbedarf:

Es besteht tatsächlich Handlungsbedarf, damit insbesondere rechtschaffende Apotheker einer digitalen Betriebsprüfung gelassen entgegen sehen können. Die bisherigen Erfahrungen können Hinweise geben, was zukünftig beachtet werden sollte, um Auffälligkeiten aus Sicht des Finanzamtes gar nicht erst auftreten zu lassen.

Zunächst ist es rechtlich immer noch unklar, welche Daten steuerlich relevant und archivierungspflichtig sind. Zweifellos sind die Daten des Kassensystems und des Warenwirtschaftssystems steuerlich relevant. Aber inwieweit die Archivierungsverpflichtung beispielsweise auch die Angaben beinhaltet, welcher Mitarbeiter an welchem Kassenplatz, um welche Uhrzeit einen Verkauf getätigt hat, ist unklar und wird – neben vielen anderen Fragen – auch in Zukunft die Gerichte beschäftigen.

Da weder der Apotheker, noch sein Steuerberater oder der Systemanbieter alleine eine Lösung parat haben können und zusätzlich häufig technische Probleme in der Datenarchivierung auftreten, sollten sich alle Beteiligten im Vorfeld abstimmen, um zumindest die notwendigen Archivierungspflichten zu erfüllen. Nach bisherigen Erfahrungen ist allerdings dringend davon abzuraten, Daten ohne vorherige Prüfung und Abgleich – mit den im Jahresabschluss erklärten Angaben – an den Prüfer zu geben. Apotheker sollten rechtzeitig mit ihrem EDV-Anbieter abstimmen, welche Daten archiviert werden müssen und was Sie tun sollten, um diese Archivierung vorzunehmen.

Wichtig ist: Eine Datensicherung ist keine Datenarchivierung!

Letztlich werden Gerichte entscheiden, welche Daten steuerlich relevant sind, denn nicht alles, was der Prüfer verlangt, ist durch die Gesetze gedeckt. Bis hier jedoch Klarheit herrscht, werden Jahre vergehen, in denen eine Vielzahl von Prüfungen erfolgen werden.

Auch bestehen für den Apotheker verschiedene Verpflichtungen, die sich aus dem Einsatz der EDV ergeben. So sind beispielsweise Kontrollmechanismen einzurichten, die eine Manipulationsprüfung durch den Apotheker ermöglichen. Der Apotheker hat entsprechende Kontrollen durchzuführen und auch zu dokumentieren. Sie sollten daher sicherstellen, dass Sie ein solches internes Kontrollsystem eingerichtet haben und auch dokumentieren, dass dieses genutzt wird.

Sofern eine Prüfung im Hause ist, kann der Apotheker mit Feststellungen konfrontiert werden, die sich aus der digitalen Überprüfung seiner Daten ergeben, für ihn aber gar nicht nachvollziehbar sind. So kann häufig Erklärungsnot entstehen und eine sehr zeitaufwendige Überprüfung erforderlich werden. Dabei wiederholen sich die vermeintlichen Angriffspunkte des Finanzamtes. Folgende Beispiele geben Ihnen einen Überblick:

Es fehlt eine fortlaufende und lückenlose Nummerierung der Verkaufsvorgänge: hierbei betrachtet das Finanzamt jeden Kassenvorgang als Verkauf, z.B. auch Preisabfragen, Neinverkäufe, …

  • Minus-Kassenbestände
  • Mitarbeiterverkäufe
  • Faktura-Listen, Kreditverkäufe
  • Manuelle Warenbestandskorrekturen
  • Ordnungsgemäße Durchführung der permanenten Inventur
  • Kassenabschlüsse bei Notdiensten.

Zudem stellen wir auch häufiger fest, dass dem Finanzamt, trotz aller Erfahrungen, bestimmte Zusammenhänge unklar bleiben, die zu völlig falschen Annahmen und Berechnungsmethoden führen.

  • Beispielsweise berücksichtigt das Finanzamt keine Retaxierungen, die in der Warenwirtschaft aber auch nicht abgebildet werden können.
  • Weiterhin geht das Finanzamt – aufgrund erfolgter Richtsatzprüfungen in 2002 – noch von den seinerzeit ermittelten und auf das Jahr 2006 fortgeführten Rohgewinnen aus.

Für die Vergangenheit lassen sich Fehler in der Anwendung nicht beheben, wohl aber kann für die Zukunft Vorsorge getroffen werden. Auf diese Weise lässt sich das vermeintliche Fehlerpotential reduzieren. Für die Vergangenheit ist es wichtig, mögliche Angriffspunkte rechtzeitig zu erkennen, um die Erklärungen hierzu liefern zu können. Bereiten Sie sich, Ihr System und Ihre Mitarbeiter daher rechtzeitig vor und stellen Sie die Weichen – gemeinsam mit Ihrem Systemanbieter und Ihrem Steuerberater -. Bei Fragen unterstützen wir Sie gerne.

Silke Voigt
Steuerberaterin
ADVISITAX GmbH – Steuerberatungsgesellschaft
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